Pengembangan TIK UIN Alauddin

MENGEMBANGKAN TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI (TIK)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR

Oleh : Ridwan Andi Kambau

 Tulisan ini merupakan masukan terhadap rencana pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) UIN Alauddin Makassar (UINAM). Di samping itu juga guna memberikan gambaran sejauh mana pengembangan TIK kampus kita ini harus diimplementasikan dan untuk memberikan gambaran besar bagi pimpinan dan civitas akademika UINAM akan seperti apa TIK UINAM kedepannya agar dapat sejajar, bahkan  lebih baik dibandingkan dengan universitas-universitas besar lainnya.

Universitas-universitas terbaik didunia ini, termasuk di Indonesia semua menggunakan TIK untuk mendukung proses pembelajaran dan manajemennya. Saya belum pernah melihat dan mendengar ada universitas besar yang ada dalam top ranking dunia tidak didukung oleh TIK yang handal. Artinya TIK sudah menjadi suatu keniscayaan dalam kampus, sehingga untuk kampus-kampus yang menerapkan TIK secara penuh sering menggunakan istilah ‘smart-campus’ yang menunjukkan betapa mereka sangat mengandalkan TIK dalam mendukung proses perkuliahan dan pengelolaan manajemen yang ada dikampusnya.

Seperti halnya kampus-kampus besar lainnya, UINAM tentunya tidak ingin ketinggalan dalam penerapan TIK, namun dalam implementasinya, tentu tidaklah mudah selain kendala anggaran dan biaya terdapat beberapa kendala lain dalam pengembangan, seperti sumber daya manusia beserta penerapan kebijakan yang tidak mendukung pengembangan TIK UINAM akibat dari kurangnya pemahaman terhadap implementasi TIK di kampus.  Saya berharap melalui tulisan ini dapat memberikan kerangka berpikir untuk pimpinan, Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PUSTIPAD), dan seluruh civitas akademika UINAM terhadap pengembangan TIK di UINAM.

Pengembangan TIK dikampus, pada dasarnya terdiri dari 4(empat) komponen utama, yaitu :

1. Infrastruktur TIK
2. Sistem Informasi Manajemen Kampus
3. Website UIN Alauddin Makassar
4. Sumber Daya Manusia (SDM)

Keempat komponen ini akan saya bahas satu persatu, untuk lebih mengenal apa saja  yang ada dalam komponen-komponen tersebut dan bagaimana komponen-komponen itu dapat membangun TIK UINAM agar dapat bersaing dengan kampus-kampus besar yang sudah jauh lebih dulu menerapkan TIK dikampus mereka.

 INFRASTRUKTUR TIK

Infrastruktur TIK adalah bagian fisik yang paling penting dalam pembangunan dan pengembangan TIK. Infrastruktur dapat berupa gedung atau bangunan TIK yang dikelola sendiri oleh SDM-SDM TIK dan memiliki kemandirian dalam hal pengelolaan listrik, karena listrik adalah nyawa dari infrastruktur TIK. Untuk lebih jelasnya terdapat tiga infrastruktur utama di bawah ini yang menunjang seluruh operasional TIK dikampus.

• Gedung TIK, seperti halnya gedung perpustakaan, TIK juga idealnya harus memiliki gedung sendiri, dimana semua pengelolaan TIK dapat terpusat pada gedung tersebut, mulai dari pelatihan SDM, Monitoring Jaringan, Kantor PUSTIPAD, pengelola Website, sampai dengan pengelolaan maintenance perangkat-perangkat TIK.
• Ruang Server, adalah jantung dari TIK, disinilah Internet didistribusikan, server-server sistem informasi manajemen kampus, seperti sistem akademik, keuangan, penelitian, sistem rumah sakit dan lain-lain diletakkan, beserta seluruh data-data dari berbagai sistem informasi tersimpan. Server ini sifatnya sangat kritis dan selalu harus dijaga untuk berjalan dengan baik dan tidak terpengaruh oleh listrik dari PLN.
• Jaringan Komputer, adalah urat nadi dari TIK merupakan jaringan yang menghubungkan dan mengalirkan data dari Ruang Server ke seluruh perangkat-perangkat jaringan komputer yang ada di UINAM, termasuk menghubungkan antar gedung-gedung, antar fakultas, antar prodi, antar unit-unit dan antar seluruh komputer yang ada di UINAM. Tanpa jaringan kita tidak dapat menditsribusikan Internet, tidak dapat menjalankan sistem informasi manajamen dan tidak dapat bertukar informasi dan komunikasi.

Dalam pembangunan infrastruktur ini harus dibuat suatu standar pengembangan yang mengatur pengembangan infrastruktur TIK, seperti standar bangunan baru yang harus dilengkapi dengan jaringan komputer dan terkoneksi melalui kabel fiber optic dari bangunan lain yang sudah terkoneksi ke ruang server atau langsung terkoneksi ke ruang server. Jadi setiap pembangunan gedung baru di UINAM harus juga berkonsultasi dengan pihak PUSTIPAD sebagai penanggung jawab jaringan komputer UINAM.

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KAMPUS

Sistem informasi manajemen kampus ibarat organ-organ tubuh dari TIK, dimana setiap organ memiliki fungsi dan tugas masing-masing. Berdasarkan Gambar 1, dibawah kita dapat melihat Sistem Informasi Manajemen Kampus yang terbagi menjadi empat bagian penting yaitu; Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Utama, Sistem Informasi Pendukung dan Sistem Informasi Khusus.

Sistem Informasi Akademik adalah sistem yang bertanggung jawab terhadap proses-proses akademik didalam kampus, mulai dari pendaftaran mahasiswa baru baik S1, S2 maupun S3, proses perkuliahan seperti pembayaran SPP, pengisian KRS, penjadwalan kuliah, proses belajar mengajar dan absensi, proses penilaian sampai proses ujian akhir dari mahasiswa dan bagian paling akhir adalah pendataan sebagai alumni.

Sistem Informasi Utama adalah sistem yang sangat penting dalam menjalankan operasional dan manajemen kampus, mulai dari Sistem Kepegawaian dengan proses penerimaan pegawai (dosen, pegawai, honor dan lain-lain) dan pendataan pegawai serta juga dilakukan penilaian kinerja pegawai untuk mendukung tunjangan kinerja (tukin)  pegawai. Sistem Aset dan inventaris adalah sistem yang dikelola bagian Umum, yang mendata, seluruh aset-aset UINAM dan menginventarisir barang-barang milik UINAM, termasuk proses mutasi barang dan penghapusan aset. Sistem Perencanaan adalah sistem yang dikelola oleh bagian Perencanaan yang melakukan perencanaan terhadap seluruh aktivitas-aktivitas dan program kerja UINAM. Sistem ini terkait erat dengan Sistem Keuangan yang mengelola keluar masuknya uang di UINAM. Diharapkan dengan sistem ini dapat memudahkan kerja dan meningkatkan kinerja dari bagian-bagian atau unit-unit kerja terkait.

Sistem Informasi Pendukung adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas akademik, diantaranya ada Sistem Informasi Perpustakaan yang menyediakan buku-buku dan karya tulis ilmiah bagi para mahasiswa. Selain itu diharapkan Perpustakaan dapat menjadi sumber referensi atau membuat ketersediaan jurnal-jurnal terakreditasi nasional dan internasional serta menjadi tempat penyimpanan penelitian-penelitian internal UINAM pada Open Journal System (OJS).  Sistem Penelitian juga terkait dengan perpustakaan dalam menyediakan informasi-informasi penelitian yang berkualitas. Sistem Penelitian juga harus dapat menjadi filter terhadap karya-karya ilmiah hasil plagiat dengan sistem anti plagiat. Sedangkan untuk Sistem Pengabdian Masyarakat harus dapat melakukan pengelolaan KKN berbasis TIK mulai dari pendataan mahasiswa KKN sampai dengan pendataan lokasi-lokasi yang membutuhkan kerjasama dengan UINAM. Termasuk aktivitas-aktivitas perkuliahan yang dilakukan ditengah masyrakat dapat didata oleh sistem pengabdian masyarakat.

Sistem Informasi Khusus adalah sistem yang dibangun untuk kebutuhan-kebutuhan khusus, seperti Sistem Informasi Rumah Sakit dan Klinik dibangun untuk memperlancar operasional kerja Rumah Sakit dan Klinik serta mendukung proses standarisasi atau akreditasi Rumah Sakit. Sistem Bank Mini dibangun untuk mendukung aktivitas praktek perkuliahan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam agar mahasiswa mampu memahami praktek perbankan dunia nyata seperti apa. Sistem Pengelolaan Hotel Pendidikan UINAM juga sangat penting untuk membantu operasional kerjanya, agar pengelolaan manajemen Hotel Pendidikan UINAM dapat berjalan lebih baik, transparan dan akuntabel. Sistem Keamanan adalah kebutuhan khusus bagi PUSTIPAD untuk menjaga keamanan hardware dan software yang ada, meski bagi orang awam tidak nampak, ancaman-ancaman keamanan saat ini sudah cukup mengkhawatirkan sehingga pengamanan seluruh sistem TIK kita harus tetap menjadi prioritas utama.

Selain sistem-sistem informasi diatas, terdapat juga beberapa teknologi yang menunjang operasional kerja sistem-sistem tersebut, diantaranya ;

• Single Sign On (SSO), merupakan teknik login terpusat, dimana seseorang cukup memiliki satu akun untuk dapat memasuki semua sistem yang ada pada suatu organisasi, sesuai dengan kebutuhannya. Untuk UINAM, mahasiswa dan dosen diberikan satu akun (username & password) untuk dapat mengakses Internet, mengakses SIAKA, mengakses SIMPEG, mengakses perpustakaan dan lain-lain, tentunya hak aksesnya tetap dibatasi oleh pengelola TIK.
• Smart Card, merupakan satu kartu pintar yang dapat digunakan untuk berbagai macam fungsi, seperti sebagai kartu mahasiswa, atm, kartu belanja, kartu parkir, kartu pembayaran spp dan lain-lain, dapat disesuaikan dengan sistem informasi yang ada pada institusi UINAM.
• M-Akademik, atau mobile akademik merupakan layanan informasi akademik yang disebarkan melalui smartphone, seperti layanan informasi nilai, informasi mata kuliah, informasi jadwal kuliah, informasi dosen dan lain-lain, disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa dan dosen, termasuk kebutuhan orang tua mahasiswa untuk memantau perkembangan akademik anaknya.
• E-Learning, atau electronic learning dapat kita kembangkan menjadi perkuliahan minim kertas (paperless), dimana materi-materi kuliah (buku, handout, materi audio atau video) serta referensi kuliah tersimpan dalam suatu repository yang dapat diakses oleh mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat belajar sendiri melalui referensi-referensi yang telah disediakan. Untuk repository (penyimpanan) harus bekerjasama dengan Perpustakaan UINAM.
• Teknologi Keamanan, selain sistem keamanan ada juga teknologi fisik untuk keamanan perangkat dan data TIK, dimana harus ada akses khusus untuk memasuki ruang server atau penggunaan fasilitas-fasilitas TIK dan dijaga dengan standar aturan kemanan fisik data yang berlaku.

 WEBSITE (www.uin-alauddin.ac.id)

Website adalah ‘Front Office’ suatu Universitas dimata dunia, siapapun orang di dunia ini yang ingin tahu dan mencari informasi tentang UINAM, maka pertama kali yang dilakukan adalah mencari website UINAM. Website sangat penting sebagai pusat informasi dan sarana publikasi kegiatan-kegiatan UINAM, dimana masyarakat dapat memperoleh informasi tentang UINAM sekaligus memberikan penilaian terhadap kampus kita.Selain penilai dari masyarakat, terdapat suatu institusi Internasional yang bernama Webometrics (www.webometrics.info) yang menilai dan memberikan peringkat suatu Universitas berdasarkan kapabilitas dari websitenya, umumnya universitas-universitas top dunia akan berada pada peringkat-peringkat tertinggi pada pemeringkatan webometrics.

Terdapat beberapa hal penting yang harus menjadi perhatian dalam pengelolaan website agar kita dapat memiliki peringkat yang lebih baik, diantaranya

• Kontent Utama (Pusat Informasi UIN Alauddin), sebaiknya harus update, informatif dan mudah diakses, serta berisi informasi yang menarik tentang kampus UINAM. Dan sangat bagus jika menggunakan dua Bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
• Penerimaan Mahasiswa Baru (Berbagai Jalur dan Strata) pada website harus memberikan petunjuk yang jelas bagi orang luar, sehingga informasinya dirasakan penting oleh masyarakat. Proses penerimaan untuk S1, S2 dan S3 harus jelas, lengkap, dan akurat sehingga masyarakat tidak perlu lagi datang hanya untuk menanyakan informasi penerimaan mahasiswa baru, demikian juga untuk pengumuman penerimaan mahasiswa harus jelas dan transparan.
• Konten Lembaga, Pusat, Unit Kerja harus memberikan informasi-informasi tentang aktivitasnya, dan memanfaatkan web untuk mendukung program kerjanya.
• Konten Fakultas dan Prodi harus selalu diupdate agar masyarakat dan lingkungan internal UINAM dapat mengetahui kegiatan-kegiatan yang ada di Fakultas dan prodi-prodi di UINAM.
• International Office harus dapat mengoptimalkan pemanfaatan website ini untuk menjaring mahasiswa-mahasiswa dari luar negeri dan memberikan kemudahan informasi bagi mahasiswa luar negeri untuk melakukan proses pendaftaran sampai dengan melakukan proses perkuliahan di kampus UINAM.

Penanganan website, khususnya untuk konten utama harus dilakukan secara professional dan memenuhi kaidah pemberitaan informasi dengan tulisan yang menarik, namun tetap sesuai standar penulisan berita. Artinya website kita harus merekrut dan melatih penulis-penulisnya agar memenuhi standar yang telah ditetapkan. Selain itu Lembaga dan Unit Kerja harus aktif dan update saat memberikan informasi tentang kegiatan-kegiatannya, sama halnya untuk Fakultas dan Prodi. Update berita akan membuat pengunjung-pengunjung website kita meningkat dan akan berpengaruh pada pemeringkatan website kita di webometrics.

 SUMBER DAYA MANUSIA

Persoalan SDM adalah persoalan klasik yang dihadapi oleh UINAM termasuk juga dalam hal penyediaan SDM di bidang TIK. Model penerimaan dengan standar nasional tidak dapat merekrut tenaga-tenaga TIK yang terampil dan skillfull, karena ujiannya bukan bidang TIK, melainkan bidang-bidang umum yang tidak ada hubungannya dengan TIK. Padahal untuk merekrut tenaga TIK secara profesinal dibutuhkan model perekrutan berdasarkan keahlian yang dimiliki melalui wawancara dan pengujian kemampuan dibidang TIK.

Tenaga-tenaga TIK terbaik sebaiknya ditempatkan di PUSTIPAD, dengan berbagai keahlian, seperti ahli Jaringan Komputer, ahli Pemrograman, ahli Website, ahli Desain dan Multimedia serta Analis Sistem. Selain itu perlu juga ditempatkan satu atau dua orang tenaga TIK yang melayani kebutuhan Rektorat (Pimpinan Universitas). Kemudian yang tidak kalah pentingnya adalah jika setiap fakultas memiliki tenaga TIK yang bertanggung jawab langsung ke PUSTIPAD, sehingga pengendalian TIK dapat berjalan satu komando sesuai kebijakan-kebijakan TIK Kampus UINAM.

 KESIMPULAN

Apa yang dijelaskan diatas sangat butuh dukungan pimpinan UINAM untuk mewujudkannya, dan dukungan semua pihak, karena tidak mudah dan tidak murah membangun TIK yang handal pada UINAM kita akan menghadapi banyak kendala, selain biaya, kendala SDM dan ego sektoral akan menjadi tantangan tersulit yang akan dihadapi. Butuh komunikasi yang intensif antara pimpinan dan civitas akademika  serta pihak PUSTIPAD sebagai penanggung jawab TIK UINAM agar dapat membuat rencana jangka panjang dan jangka pendek untuk merealisasikan pembangunan TIK UINAM yang terintegrasi dan berkualitas serta dapat menjadi yang terbaik di Indonesia.